Nimmaniġġjaw il-Proċessi filwaqt li nżommu lill-Istudenti fil-Mira Tagħna

Din it-taqsima tappartjeni għall-Pjan Strateġiku 2020-2025, li jestabilixxi l-għanijiet u l-prijoritajiet tal-Università, il-fakultajiet, id-dipartimenti, iċ-ċentri, l-istituzzjonijiet u l-iskejjel tagħha.  

L-Università ta’ Malta hija impenjata biex taqdi l-ħtiġijiet tal-istudenti, l-istaff, l-alumni u l-partijiet interessati esterni kollha, kemm prospettivi kif ukoll attwali. Nagħrfu l-ħtieġa għall-effiċjenza fil-provvista tal-proċessi bl-istudenti fil-mira fl-oqsma tal-applikazzjonijiet, l-iskedar u l-assessjar, kif ukoll fl-assigurazzjoni tal-integrità u l-kunfidenzjalità tar-rekords akkademiċi tal-istudenti.

L-Università se tkompli tanalizza l-programmi biex ittejjeb is-servizz li tipprovdi lill-partijiet interessati interni u esterni. L-iżvilupp tal-proċessi, id-deċiżjonijiet u l-implimentazzjoni se jkun iffukat fuq l-istudenti ħalli noffrulhom l-aqwa esperjenza edukattiva possibbli. Se ninvestu u niffukaw fuq it-twassil tal-aqwa sapport teknoloġiku u loġistiku li jiffaċilita l-proċessi essenzjali tal-istudenti billi:

• inwieġbu għat-talbiet ta’ informazzjoni dwar il-programmi;
• nimmaniġġjaw l-operat tar-reġistrazzjoni tal-istudenti u t-tnedija tal-programmi ta’ studju;
• nippjanaw u nwettqu l-loġistika kollha relatata mal-programmi edukattivi;
• nikkordinaw l-użu tas-swali tal-lekċers u l-ispazju tal-kampus li jinqasam bejn bosta taqsimiet;
• niżguraw l-aqwa użu possibbli tal-opportunitajiet kollha ta’ struzzjoni li huma disponibbli għall-istudenti;
• norganizzaw il-proċessi ta’ assessjar u l-loġistika tal-eżamijiet;
• niġbru u nirreġistraw l-assessjar tal-istudenti u l-informazzjoni fuq il-programmi akkademiċi;
• nikkordinaw u nipproduċu ċertifikazzjoni uffiċjali;
• nipprovdu l-għajnuna biex niddeterminaw l-eliġibbiltà għall-progress akkademiku;
• ninfurmaw lill-istudenti u l-akkademiċi fuq l-għarfien tal-kwalifiki minn pajjiż għal ieħor;
• nipprovdu informazzjoni relevanti u fil-ħin biex nassistu fit-teħid ta’ deċiżjonijiet istituzzjonali.

Uffiċċju għas-Servizzi tal-Istudenti Taħt Saqaf Wieħed

Għandna l-għan li nwaqqfu uffiċċju li jieħu ħsieb it-talbiet u s-servizzi meħtieġa mill-istudenti li jidħlu l-Università. Dan l-Uffiċċju għas-Servizzi tal-Istudenti Taħt Saqaf Wieħed joffri lill-istudenti tal-programmi akkademiċi kollha l-kumdità li jmorru jew jikkuntattjaw uffiċċju wieħed biex jitkellmu ma’ uffiċjali mħarrġa dwar il-proċess tad-dħul fl-Università, ir-rekords akkademiċi u l-kwistjonijiet finanzjarji. Dan l-ispazju komuni jippermetti wkoll lill-membri tal-istaff iddedikati għall-oqsma tas-servizzi rispettivi tagħhom biex jinteraġixxu, jirrelataw u jikkoperaw ħalli jsolvu l-problemi b’mod aktar effettiv u effiċjenti. 

Iċ-Ċerimonji, iċ-Ċertifikazzjoni u r-Rekords

Se nistabilixxu taqsima għaċ-ċerimonji, iċ-ċertifikazzjoni u r-rekords fi ħdan l-Uffiċċju tad-Dħul fl-Università u tar-Rekords biex jieħu ħsieb speċifikament l-organizzazzjoni tal-ftuħ, il-gradwazzjonijiet u avvenimenti uffiċjali oħra, kif ukoll il-ħruġ tat-traskrizzjonijiet, is-supplimenti tad-diplomi u dokumentazzjoni uffiċjali oħra għall-istudenti u l-alumni.

Id-Diġitalizzazzjoni tad-Dokumenti

L-Università se tfittex modi kif tnaqqas id-dokumenti stampati għal aktar sostenibbiltà u effiċjenza, u minflokhom tuża mezzi elettroniċi siguri. Din l-istrateġija se taffettwa l-proċessi kollha tal-istudenti li għadhom ma ġewx diġitalizzati, mid-dħul sal-gradwazzjoni tagħhom.

Se noħolqu opportunitajiet biex, bla dewmien, il-formoli tat-talbiet maħruġa fuq il-karti, bħall-formoli għall-bdil tat-taqsimiet-studju jew għall-estensjoni fl-istudju, ikunu disponibbli fuq l-internet.

Proġett kumpless ieħor se jkun jinvolvi l-iżvilupp ta’ metodi biex inqassmu ċ-ċertifikazzjoni permezz ta’ pjattaformi diġitali siguri ddisinjati apposta. Proġett ieħor li jeħtieġ kordinazzjoni multilaterali hu dak tal-ħolqien ta’ sistemi awtomatiċi ta’ għarfien ma’ istituzzjonijiet edukattivi oħra.

L-Iskedar Awtomatiku tal-Lezzjonijiet u l-Eżamijiet

B’kollaborazzjoni ma’ diversi dipartimenti amministrattivi, l-Università se tintroduċi software għall-iskedar tal-lezzjonijiet u l-eżamijiet. Se nevalwaw il-funzjonalitajiet il-ġodda li jiżdiedu b’dan is-software il-ġdid għall-immaniġġjar tal-Università, biex inżidu l-użu tat-teknoloġija fil-proċessi tagħna tal-immaniġġjar. Bis-saħħa ta’ applikazzjonijiet stabbiliti għall-allokazzjoni tal-faċilitajiet, se ngħinu l-Università tuża l-ispazju fiżiku bl-aħjar mod li tista’, ħaġa li għandha tgħin fit-tnaqqis tal-ħela tal-enerġija li jkun hemm fil-bini li ma jkunx qed jintuża b’mod sħiħ.   

Sistema tal-Immaniġġjar tal-Informazzjoni tal-Istudenti

Is-Sistema tal-Immaniġġjar tal-Informazzjoni tal-Istudenti u l-App tal-Università MyUM se jkomplu jiġu żviluppati biex jipprovdu karatteristiċi u servizzi ġodda għall-istudenti. Din il-funzjonalità mtejba se tassisti l-Università biex ikollha s-servizzi applikabbli kollha tal-istudenti offruti fuq l-internet, u b’hekk inneħħu l-formoli stampati u l-mistoqsijiet bil-posta elettronika li jieħdu l-ħin biex jiġu pproċessati u solvuti. L-Università se tevalwa l-proċessi meħtieġa ħalli l-istudenti jibdew ikunu responsabbli mit-tibdil fir-reġistrazzjoni, il-kurrikulu u l-programmi ta’ studju. L-Università qiegħda taħseb biex tattiva l-funzjonalità tal-ambjent virtwali tat-tagħlim eżistenti ħalli l-istaff akkademiku jkun jista’ jibda jdaħħal il-marki direttament, u biex tħeġġeġ l-għoti volontarju tar-reazzjonijiet dwar il-korsijiet.

L-Applikazzjonijiet tal-Mobile

It-teknoloġija tal-mobile qed tikber, u magħha l-aspettattivi tal-istudenti. Se nippromwovu t-teknoloġija ħalli niddeterminaw liema servizzi jistgħu jiġu offruti bl-App tal-Università. It-tħassib ewlieni fuq l-użu ta’ din it-teknoloġija huwa fuq is-sigurtà tad-dettalji personali tal-istudenti, ir-rekords u l-privatezza. Is-servizzi u l-proċessi, bħal dawk relatati mar-reġistrazzjoni tal-istudenti l-ġodda u r-riżultati tat-taqsimiet-studju diġà huma disponibbli f’din l-applikazzjoni. Se jiġu introdotti wkoll servizzi ġodda, bħall-orarji u tfakkiriet għal skadenzi importanti lill-istudenti u l-istaff.

Sistema tal-Immaniġġjar tal-Informazzjoni

L-Università għandha ammont vast ta’ informazzjoni marbuta mal-istudenti li kapaċi tinfluwenza l-politika b’mod sinifikanti. L-analiżi u l-organizzazzjoni ta’ din l-informazzjoni jżidu t-teħid tad-deċiżjonijiet ibbażat fuq l-evidenza u jidentifikaw opportunitajiet għal titjib. L-Università se timxi ’l quddiem bl-implimentazzjoni ta’ sistema tal-immaniġġjar tal-informazzjoni li għandha tipprovdi l-informazzjoni fil-waqt dwar l-istudenti, il-programmi u l-allokazzjoni tar-riżorsi għad-dekani, il-kapijiet u l-amministraturi tad-dipartimenti, u d-diretturi tat-taqsimiet akkademiċi u amministrattivi. Bl-użu ta’ sistema ppruvata u ttestjata, inkunu nistgħu:

• intejbu l-kollaborazzjoni interdixxiplinarja ta’ bejn it-taqsimiet akkademiċi u amministrattivi;
• niddiskutu, nanalizzaw, naqsmu u nieħdu deċiżjonijiet ibbażati fuq l-informazzjoni dwar l-organizzazzjoni;
• noħorġu statistika u analiżi li jkunu aċċessibbli minn pjattaformi elettroniċi interni;
• nissimplifikaw il-ġabriet tal-informazzjoni li jiddependu minn varjabbli ta’ informazzjoni simili, biex neliminaw id-dħul manwali doppju tal-programmi ta’ studju, it-taqsimiet-studju, l-iskedar u l-allokazzjoni tal-ispazji tat-tagħlim.

L-Università se tkun tista’ toħroġ b’soluzzjonijiet aħjar biex ittejjeb il-kwalità tar-riċerka, it-tagħlim, is-servizzi tal-istudenti, l-isforzi kummerċjali li jippromwovu r-reklutaġġ tal-istudenti, u żżid l-effiċjenza tal-operat u ttejjeb ir-riżorsi finanzjari.